Mitarbeiter Administration & Office Management / Administrative Specialist (m/w/d) - #2635163

Wir sind ein technologiegetriebenes Start-up an der Schnittstelle von künstlicher Intelligenz, Softwareentwicklung und Gesundheitswesen. Unsere Mission: Die Versorgung von Patient:innen mithilfe smarter, digitaler Lösungen nachhaltig verbessern. Unser interdisziplinäres Team vereint medizinisches Know-how mit technischer Exzellenz – und arbeitet dynamisch und mit echtem Impact.

Deine Rolle

Als Administrative Specialist sorgst du für reibungslose administrative und organisatorische Abläufe in unserem Unternehmen. Du unterstützt Geschäftsführung und Team, indem du administrative Prozesse koordinierst, buchhalterische und HR-relevante Unterlagen verwaltest sowie den Büroalltag organisierst.

Ort: Leipzig | Start: Ab sofort, 01.07.2026

Deine Aufgaben

HR / Lohn (20%)

• Unterstützung bei der monatlichen Aufbereitung der Abrechnungsdaten
• Erstellung und Vorbereitung von Arbeitsverträgen und weiteren HR-Dokumenten
• Koordination des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen für einen reibungslosen Einstieg
• Pflege und Organisation von Personalakten und HR-Unterlagen

Buchhaltung (30%)

• Vorbereitende Monatsabrechnung und Belegerfassung
• Prüfung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Zahlungsverkehrsmanagement

Office Management (20%)

• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements
• Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Themen sowie Vorbereitung der zugehörigen Dokumente
• Sicherstellung eines gut organisierten und voll funktionsfähigen Büros inklusive Verwaltung von Büromaterial
• Koordination mit externen Dienstleistern

Sonstiges / Projektaufgaben (30%)

• Aktive Gestaltung und kontinuierliche Verbesserung (interner) Prozesse
• Erstellung und Pflege von Dokumentationen
• Übernahme allgemeiner organisatorischer Aufgaben

Was du mitbringst

• Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlicher Position
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Starke Kommunikationsfähigkeit (in Deutsch und idealerweise auch Englisch)
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten
• Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit
• Du wohnst in oder nahe Leipzig und hast Lust, 2–3 Tage pro Woche vor Ort zu arbeiten

Was dich erwartet

• Ein hochmotiviertes, interdisziplinäres Team mit echter Vision
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblick in alle Unternehmensbereiche
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, echtes Miteinander
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice (bis zu 2 Tage die Woche)
• Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung
• Die Möglichkeit, administrative Strukturen und Prozesse von Anfang an aktiv mitzugestalten
• Persönliches Wachstum mit Entwicklungsmöglichkeiten im Zuge des anstehenden Unternehmenswachstums

MDA - Medical Decision Alliance GmbH
Markt 8, 04109 Leipzig
www.medical-decision-alliance.com
+49 341 248 259 17

Kontakt: Annett Christ
[email protected]