Office Manager (m/w/d) in Teilzeit - 20 Stunden/Woche · Leipzig · 100 % vor Ort im SpinLab - #2729801

Deine Aufgaben

Deine Rolle bei eCovery

eCovery ist ein Team mit rund 30 Mitarbeitenden. Etwa ein Drittel arbeitet regelmäßig in unserem Office im SpinLab in Leipzig, alle anderen arbeiten remote aus ganz Deutschland.

In der ausgeschriebenen Rolle übernimmst Du eigenständig Aufgaben rund um Büroorganisation, Administration, interne Tools und operative Organisationsthemen. Du sorgst dafür, dass unser Büro im Alltag funktioniert, Post und Dokumente zuverlässig bearbeitet werden, Zugänge und Accounts gepflegt sind und organisatorische Themen sauber umgesetzt werden. Dazu gehört auch die Organisation unserer Quartalsmeetings.

Du arbeitest selbstständig und vorausschauend, behältst offene Themen im Blick und packst sowohl administrative als auch praktische Aufgaben vor Ort mit an. Die Rolle ist bewusst operativ ausgerichtet und passt zu Dir, wenn Du bereits Erfahrung im Office Management oder in der Administration mitbringst und langfristig in diesem Bereich arbeiten möchtest.

Die Stelle umfasst 20 Stunden pro Woche an 5 Tagen und ist vollständig in Präsenz in unserem Büro in Leipzig vorgesehen.

Deine Aufgabenbereiche

Büroorganisation & Ausstattung

• Du sorgst dafür, dass unsere Büroräume im SpinLab ordentlich, sauber, organisiert und funktional bleiben
• Du kümmerst Dich um Snacks, Kaffee, Verbrauchsmaterialien und Büroausstattung
• Du bearbeitest Eingangs- und Ausgangspost sowie Pakete und sorgst für die interne Verteilung
  
  

Telefon & Dokumentenmanagement

• Du betreust unsere Telefonzentrale und leitest eingehende Anliegen intern an die richtigen Ansprechpartner weiter
• Du bearbeitest, digitalisierst und archivierst Schriftverkehr
• Du sorgst für eine strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation
  
  

Administration & Organisation

• Du bearbeitest organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft eigenständig
• Du betreust unser zentrales E-Mail-Postfach
• Du bereitest Protokolle für Jour fixes vor und führst sie
• Du stimmst Dich mit Dienstleistern, Vermietern und externen Ansprechpartnern ab
• Du unterstützt bei Versicherungs-, Ausstattungs- und Organisationsthemen
• Du übernimmst kleinere Recherche-, Abstimmungs- und Sonderaufgaben
  
  

Tool- & IT-Organisation

• Du erstellst, änderst und dokumentierst Benutzerzugänge
• Du verwaltest Tools, Accounts und Berechtigungen, zum Beispiel in Microsoft 365
• Du prüfst einfache IT- und Tool-Anfragen vor und leitest sie bei Bedarf an unseren IT-Service weiter
• Du recherchierst eigenständig Lösungen für unkritische Tool- und IT-Themen
• Du setzt einfache, unkritische Konfigurationen selbstständig um
  
  

Meetings, Events & Fuhrpark

• Du übernimmst die operative Organisation unserer Quartalsmeetings von Reise- und Unterkunftsbuchungen über Verpflegung und Teamaktivitäten bis zur praktischen Vorbereitung und Umsetzung vor Ort
• Du sorgst bei Meetings dafür, dass Räume gebucht sind, die leckersten Snacks und die benötigten Materialien bereitstehen
• Du kümmerst Dich um organisatorische Themen rund um unseren Fuhrpark, zum Beispiel Termine, Wartungen, Abstimmungen und Unterlagen
  
  

In Ausnahmefällen unterstützt Du unseren Kundensupport, zum Beispiel bei Krankheit, Urlaub oder ungewöhnlich hohem Aufkommen.

Dein Profil

• Eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, organisatorischen oder administrativen Bereich, zum Beispiel als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation
• 1 bis 2 Jahre Berufserfahrung im organisatorischen, administrativen oder operativen Umfeld
• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Tools, insbesondere Microsoft 365
• Hohe IT-Affinität und die Bereitschaft, Dich eigenständig in Tools, Accounts und einfache technische Admin-Themen einzuarbeiten
• Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Hands-on-Mentalität
• Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung
• Diskreter Umgang mit internen Informationen
• Interesse an einem 100 % Bürojob ohne Remote Work (5 Tage die Woche)
  
  

Warum wir?

Benefits – Was bieten wir dir?

• Purpose: Deine Zeit und Energie fließen in ein sinnvolles Produkt, das Menschen hilft.
• Ausstattung: Ob du lieber mit Windows oder Apple arbeitest, kannst du dir frei aussuchen. Dein Arbeitsplatz wird in Abstimmung mit dir bestmöglich eingerichtet.
• Einfluss: Du bist eingeladen, aus deinem täglichen Kontakten Input zur Produktweiterentwicklung zu geben.
• Arbeitsumfeld: Unsere moderne Arbeitsumgebung im Leipziger „SpinLab“ wird dich begeistern. Wir bieten Raum für konzentriertes Arbeiten und Möglichkeiten zum kreativen Austausch.
• Gutes Arbeitsklima: Wir alle glauben an unsere Idee und arbeiten mit Leidenschaft daran. Wir unterstützen und fordern uns gegenseitig. Neben der Arbeit gibt es regelmäßige Teamevents, wir gehen mit Humor an die Arbeit und entwickeln Skills auch am Kickertisch. Uns ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter gerne zur Arbeit kommen und dort in einer angenehmen Umgebung gemeinsam beste Leistungen erreichen.
• Weiterbildung: Wir investieren nach individuellem Bedarf in das Know-How unserer Mitarbeiter.
• Teamgeist: Wir begegnen uns mit Respekt, Offenheit und Wertschätzung. Probleme und Herausforderungen sprechen wir offen an und lösen sie schnell gemeinsam.
• Wellpass: Über unseren Wellpass-Zugang kannst du deutschlandweit Fitnessstudios, Yoga, Schwimmen oder andere Sport- und Gesundheitsangebote nutzen.
  
  

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Natürlich stehen wir dir bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung.

Über uns

Wir revolutionieren die Physiotherapie! Du auch?

Wir sind angetreten, um die Bewegungstherapie und Krankengymnastik für alle Menschen in Deutschland zugänglich zu machen und zu digitalisieren. Unser “Physiotherapeut für die Hosentasche” ist eine medizinisch fundierte App, die Patienten bei ihrem Therapietraining vor und nach OPs sowie nach Verletzungen und Erkrankungen des Muskel-Skelett-Apparates unterstützt. Unsere Präventionskurse und Onlinevideos helfen Millionen von Menschen, schmerzfrei zu werden und gesund zu bleiben. Wir arbeiten unterdessen mit großer Leidenschaft weiter daran, das medizinische Wissen und die passende Technologie für so viele Menschen wie möglich zur Verfügung zu stellen. Damit wir zukünftig noch besser und schneller vorankommen, suchen wir dich!