Sachbearbeiterin Welcome & Mobility Management (mwd) - #2646884

Max-Planck-Gesellschaft

Sachbearbeiterin Welcome & Mobility Management (mwd)

Organisation & Verwaltung Leipzig Entwicklungs- und Evolutionsbiologie & Genetik Verhaltensbiologie Kognitionsforschung

Ausschreibungsnummer: CF-11-2026

Stellenangebot vom 24. Juni 2026

Das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie (MPI EVA) erforscht die Geschichte der Menschheit durch die vergleichende Analyse von Genen, Kulturen, kognitiven Fähigkeiten, Sprachen und sozialen Systemen vergangener und gegenwärtiger menschlicher Populationen sowie Gruppen dem Menschen nahe verwandter Primaten. Die Zusammenführung dieser Forschungsgebiete führt zu neuen Einsichten in die Geschichte, die Vielfalt und die Fähigkeiten der menschlichen Spezies. Das Institut vereint Wissenschaftler:innen verschiedenster Disziplinen, die sich von einem interdisziplinären Ansatz her mit der Evolution des Menschen beschäftigen.

Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) betreibt Grundlagenforschung in den Natur-, Lebens- und Geisteswissenschaften im Dienst der Allgemeinheit. Mit der großen Zahl von Nobelpreisträ-ger*innen aus ihren Reihen sowie ihren Instituten, die zu den weltweit besten und angesehensten Forschungsinstitutionen zählen, ist sie ein internationales Aushängeschild für die deutsche Wissenschaft.

Das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie in Leipzig (MPI EVA) ist eines dieser 85 Institute und betreibt Grundlagenforschung zu der Frage: Was macht den Menschen zum Menschen? Mit Antworten auf diese Frage beschäftigen sich gegenwärtig ca. 450 Mitarbeiter*innen und ca. 250 Gäste aus verschiedensten Ländern in sieben wissenschaftlichen Abteilungen.

Zur optimalen Begleitung und Unterstützung unserer internationalen Wissenschaftler*innen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sachbearbeiter*in Welcome & Mobility Management (m/w/d)
als Abwesenheitsvertretung für ca. ein Jahr in Voll- oder Teilzeit.

Ihre Aufgaben

1. Welcome Services für internationale Wissenschaftler*innen:

• Fundierte Beratung und Begleitung von internationalen Forschenden und deren Familien zu komplexen Visa- und Aufenthaltsverfahren sowie Unterstützung bei der behördlichen Antragstellung und Dokumentenvorbereitung vor Ort
• Administrative Unterstützung bei der Ankunft (z.B. Anmeldung, Krankenversicherung, Kontoeröffnung) und während des Aufenthalts
• Zielgerichtete Beratung zur lokalen Infrastruktur in Leipzig (z.B. Fristen und Verfahren bei der Vergabe von Schul- und Kitaplätzen, Sprachkurse, Ärzte)
• Aktive Pflege von Kooperationen mit lokalen Behörden, Ämtern und Dienstleistern sowie Mitarbeit im MPG-weiten International Office-Netzwerk
• Zweisprachige Abwicklung (Deutsch/Englisch) der gesamten internen und externen Kommunikation
• Digitales Daten- und Wissensmanagement zur Prozessdokumentation sowie Pflege des Dokumentenmanagementsystems

2. Bewerbungsmanagement:

• Inhaltliche und technische Administration des Bewerbermanagementsystems
• Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
• Koordination der Bewerberkommunikation
• Terminierung von Vorstellungsgesprächen
• Durchführung von User-Schulungen
• Erstellung statistischer Auswertungen
• Umsetzung und Kontrolle der Datenschutzrichtlinien

3. Mobilitätsmanagement:

• Bereitstellung, Prüfung und Genehmigung von Anträgen für das Deutschland-Jobticket und den Arbeitgeberzuschuss
• Berechnung der Zuschüsse sowie kontinuierliche Kontrolle der Anspruchsvoraussetzungen
• Fristenüberwachung, Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung
• Beratung der Beschäftigten und Sekretariate

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung (z.B. zur*m Verwaltungsfachangestellten, Kauffrau*mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Langjährige, einschlägige Berufserfahrung in einem International/Welcome Office oder einer vergleichbaren Service-Einrichtung im Wissenschaftsbetrieb oder einer Behörde
• Fundierte Kenntnisse der relevanten rechtlichen Grundlagen (Aufenthalts- und Visarecht, Datenschutzrecht/DSGVO, Richtlinien zur Barrierefreiheit und Chancengleichheit)
• Erfahrung in der Administration von Bewerbungsmanagementsystemen
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine gewinnende, herzliche und aufgeschlossene Persönlichkeit, die Menschen aus aller Welt begeistert empfängt
• Ausgeprägtes Bewusstsein für die eigene Rolle und vertrauensvolle Anlaufstelle des Instituts nach außen und innen
• Hohes Maß an Empathie, interkultureller Sensibilität und Geschick im Umgang mit Menschen in Umbruch- und Veränderungssituationen
• Ausdauer und diplomatische Beharrlichkeit, starke Teamorientierung und Kommunikationsstärke
• Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Unser Angebot

• Eine befristete Stelle in einer der renommiertesten Forschungseinrichtungen weltweit.
• Die Vergütung erfolgt gemäß dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund, TV EntgO Bund).
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wissenschaftlich hochmotivierten Umfeld.
• Flexible Arbeitszeiten und ein modernes Home-Office-Modell.
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei 39 Stunden/Woche) sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester.
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• Deutschland-Job-Ticket (DJT) zur Unterstützung Ihrer Mobilität.
• Ein umfassendes Weiterbildungsangebot und eine intensive Einarbeitung.
• Eine kollegiale, unterstützende und inklusive Arbeitskultur.

Ihre Bewerbung

Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Motivationsschreiben, relevante Zeugnisse und Abschlüsse, ggf. Referenzen) senden Sie uns bis 08.07.2026 ausschließlich über den untenstehenden Link in unser Bewerbermanagementsystem zu.

Wir freuen uns auf Sie!

Sollten Sie noch Fragen haben oder mehr über die Stelle erfahren möchten, wenden Sie sich gerne per E-Mail an unsere*n Ansprechpartner*in am Institut: wmm@...
Die Max-Planck-Gesellschaft und das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie setzen sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen ein und ermutigen diese ausdrücklich, sich zu bewerben.

Außerdem sind wir bestrebt, die Vielfalt unserer Beschäftigten in Bereichen zu erhöhen, in denen diese unterrepräsentiert ist, und ermutigen daher ausdrücklich Frauen und Angehörige unterrepräsentierter Gruppen, sich zu bewerben.

Wir freuen uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung.